I programmi Software as a Service (SaaS) vengono scaricati come qualsiasi altra applicazione web o mobile e concessi in licenza ai ristoranti tramite un abbonamento. A differenza del software stand alone, che viene tradizionalmente installato e mantenuto su un computer in loco, i sistemi POS (Point of Sale) SaaS vengono forniti a con piani di abbonamento ai clienti.
Secondo Forbes, le tecnologie SaaS in Cloud saranno protagoniste della transizione digitale e sostituiranno la maggior parte dei servizi basati su infrastruttura e piattaforma e rappresenterà la soluzione principale per le aziende per il prossimo futuro. Nonostante questa crescita, la scelta di un SaaS sembra ancora nuova per molti ristoratori e proprietari di attività. Man mano che i sistemi basati su cloud come SaaS diventano più comuni, i ristoratori stanno scoprendo che queste soluzioni offrono maggiori vantaggi rispetto ai loro predecessori gestionali di cassa, ormai obsoleti.
1. Investimento iniziale più basso
Il POS tradizionale richiede ai ristoranti di investire in hardware e software, computer e palmari che possono costare diverse migliaia di euro. Ma non è tutto: un professionista IT dovrà configurare l’hardware, nonché il server, eseguire i dovuti test, prima di installare il software e organizzare delle sessioni di training affinchè il tuo team si in grado di utilizzarlo. Anche la manutenzione e l’aggiornamento del sistema con nuove funzionalità comportano costi aggiuntivi.
Al contrario, gli utenti che si affidano ad un SaaS pagano un canone di abbonamento mensile o annuale per utilizzare il software, che è in genere progettato per tablet o smartphone con un alto livello di performance e un’esperienza d’uso semplice ed intuitiva per l’utilizzatore finale. L’acquisto di tablet per il tuo ristorante può rappresentare un investimento iniziale significativo, ma è di gran lunga più conveniente rispetto ai punti cassa tradizionali. I costi di avvio per un sistema POS cloud consistono solo nel tablet, nello smartphone per il cameriere e nella quota di abbonamento iniziale, di gran lunga inferiori rispetto decine di migliaia di euro necessarie per un POS in sede.
2. Costi di aggiornamento e manutenzione inferiori
La maggior parte dei ristoratori ha familiarità con i costi elevati e le frustrazioni derivanti dall’aggiornamento e dalla manutenzione di un sistema POS tradizionale. I fornitori spesso offrono sconti sui costi iniziali per garantirsi una fornitura di lungo termine che si ripagherà in spese future. I ristoratori che sottoscrivono un abbonamento SaaS non hanno questo problema. Se non sono soddisfatti del loro POS, possono annullare l’abbonamento in qualsiasi momento senza perdere il loro investimento.
La minaccia della cancellazione, combinata con il mercato competitivo tra i SaaS, si traduce in un migliore servizio per i clienti. A tal fine, i fornitori SaaS, lavorando in un settore in continua evoluzione, rilasciano aggiornamenti e nuove funzionalità che migliorano il proprio POS e fornendo clienti attivi.
3. Configurazione semplice
L’installazione di un POS SaaS è molto più semplice rispetto alla configurazione di un sistema tradizionale. La maggior parte dei sistemi tradizionali ha bisogno di reti, cablaggi, terminali e stampanti interconnessi. In genere è necessario l’intervento di un tecnico specializzato che dopo l’installazione ed i dovuti test, effettua un training al personale per il corretto utilizzo del sistema.
I moderni sistemi in SaaS non hanno bisogno di particolari configurazioni o di tecnici specializzati, è sufficiente attivare il proprio abbonamento, seguire una procedura guidata di configurazione e in pochi passaggi il ristoratore è operativo al 100%. L’unico requisito è la presenza di una linea internet e dei dispositivi funzionanti (tablet e smartphone). I provider di SaaS per la ristorazione offrono un servizio di customer care sempre attivo e raggiungibile via chat per ogni necessità.
4. Accesso da qualsiasi luogo I moderni sistemi POS in Cloud consentono ai ristoratori di accedere a tutte le informazioni del loro sistema POS da remoto. Gli utenti non sono vincolati fisicamente al computer in loco perché il software SaaS POS è accessibile online. Attraverso una soluzione SaaS, gli utenti possono accedere ai propri account da qualsiasi luogo, tramite qualsiasi dispositivo con accesso a Internet, e connettersi con i propri dati in tempo reale. Questa flessibilità non è disponibile attraverso i POS tradizionali ed è di grande aiuto per ristoratori o manager che sono costantemente in movimento.
5. Supporto tecnico da qualsiasi luogo
Il Punto Cassa tradizionale richiede un costoso professionista IT per la manutenzione e la risoluzione dei problemi dei sistemi in loco. Oltre al costo, i ristoranti con sistemi POS obsoleti potrebbero non essere in grado di funzionare fino a quando non intervenga il personale specializzato per risolvere un particolare problema. Questo intralcio alle operazioni del ristorante può avere un impatto negativo per l’esperienza dei clienti. Il supporto tecnico SaaS offre diversi punti di contatto da remoto per i clienti, questo elimina la necessità di interventi in sede e consente un’assistenza più tempestiva. A seconda delle loro esigenze, i gestori dei ristoranti o i dipendenti hanno a disposizione una servizio di chat in tempo reale, una sezione FAQ sul sito web o un numero di telefono per il supporto tecnico.
6. Aggiornamenti regolari del software e risoluzione dei problemi L’aspetto più significativo di un “servizio” in SaaS – in contrapposizione con il modello “prodotto” del POS tradizionale – è nella distribuzione di aggiornamenti e nella risoluzione di eventuali bug. Un software in Cloud inoltre gode di una base di test più significativa e di un piano di evoluzione del software che include costanti aggiornamenti, nuove funzionalità e tecnologie sempre al passo con i tempi e con le piattaforme in uso. Gli aggiornamenti di un sistema SaaS vengono distribuiti tramite il web, App Store o Google Play Store e non è necessario l’intervento diretto di un professionista IT.
Questi aggiornamenti – che sono tipicamente inclusi negli abbonamenti mensili per il POS – consentono ai ristoratori di migliorare il proprio software senza interrompere la loro capacità di servire gli ospiti.
7. Migliore sicurezza dei dati
I sistemi POS tradizionali archiviano dati in computer in locale, l’archiviazione dei dati può includere dati di carte di credito, dati sensibili dei clienti, report sugli incassi, spesso non crittografati, il che li rende vulnerabili ad eventuali attacchi hacker. Inoltre, i server in loco sono limitati dalla loro capacità di archiviazione, quindi le informazioni sui clienti verranno eventualmente rimosse dal disco rigido per creare più spazio.
Poiché i sistemi SaaS si basano su server basati su cloud, offrono una quantità illimitata di spazio di archiviazione, le aziende che distribuiscono soluzioni SaaS hanno team di ingegneri e sistemisti specializzati nelle strategie di scalabilità server. Inoltre, la maggior parte dei sistemi POS basati su cloud dispone di processi di crittografia di alto livello che non richiedono il salvataggio dei dati della carta di credito nel sistema. Infine, i ristoranti che utilizzano SaaS non perderanno informazioni in caso di arresto anomalo del sistema poiché nessun dato viene archiviato su un computer in locale.
8. Software flessibile e adattabile
I POS basati su cloud, a differenza dei sistemi tradizionali, sono progettati per rispondere ai diversi contesti operativi in cui sono utilizzati. La gestione del menu o l’aggiunta di nuove voci di menu richiede pochi clic, non ore, e le modifiche si sincronizzano istantaneamente su tutti i dispositivi del personale e dei centri di produzione.
Quando un POS tradizionale si arresta in modo anomalo, le riparazioni possono richiedere giorni ed è necessario l’intervento di un professionista IT. In un sistema SaaS, ad esempio, è possibile attivare un nuovo dispositivo per il personale di sala in totale autonomia, semplicemente scaricando un’app ed effettuando l’accesso con le proprie credenziali.
Molti ristoratori oggi sono ancora legati a POS tradizionali, nonostante i vantaggi e i risparmi offerti dai sistemi SaaS. La crescente diffusione di sistemi in Cloud e di app per il mondo della ristorazione, sta fornendo agli operatori del settore un’alternativa più intelligente ed efficiente a molte delle frustrazioni che hanno vissuto con i loro sistemi operativi tradizionali per ristoranti.
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